أسس نظام الرقابة :

1- نظام الرقابة يجب أن يعكس أو يلاحظ طبيعة أوجه النشاط المختلفة في المشروع وحاجتها .

2- ان أنظمة وأساليب الرقابة يجب أن تكشف الإنحرافات المختلفة عن خطط العمل بسرعة وفي وقت مناسب .

3- ان انظمة الرقابة لابد أن تكون مرنة حتى يمكن أن تظل متماشية مع التعديلات التي تحدث في الخطط الموضوعة للعمل و أن توافي الظروف الغير متوقعة .

4- يجب أن يلاحظ أن تتماشى أنظمة الرقابة مع جهاز التنظيم للقسم أو الإدارة أو المنشأة .

5- يجب أن يكون النظام الرقابي اقتصادياً .

6- ان أنظمة الرقابة لابد وأن تكون واضحة وسهلة مفهومة لدى القائمين على تطبيقها .

7- ان أنظمة الرقابة يجب أن تؤكد أو تضمن أو تمكن من التصرفات الصحيحة , وذلك عن طريق التوجيه والإرشاد بعد اكتشاف نقاط الضعف .

الأسباب التي أدت إلى ضرورة الرقابة :

1- وجود فاصل زمني بين تحقيق الأهداف وبدأ الأعمال وكذلك بين وضع الخطط والقيام بتنفيذها .

2- عدم القدرة على التنبؤ السليم سواء بال أحوال المستقبلية للمنظمة أو بحجم الطلب الحقيقي على منتجاتها أو خدماتها .

3- ما يحدث أحياناً من تعارض وإختلاف بين أهداف المنظمة والأهداف الشخصية للعاملين .

4- كبر حجم المنظمات وتعقيدها وتنوع أنشطتها الأمر الذي يحتاج إلى مراجعة الأعمال بدقة .

5- التغير المستمر في البيئة الخارجية وهو ما يمكن رصده وتحديده من خلال الرقابة .