1- ضرورة ايمان الإدارة العليا بأهمية مدخل إدارة الجودة الشاملة .

2- ضرورة وجود أهداف محددة تسعى المنشأة الى تحقيقها باعتبار أن تحديد الأهداف هو المدخل الأول في ادارة الجودة الشاملة .

3- ان الأهداف التي تسعى الإدارة الى تحقيقها يجب أن تكون موجهة باحتياجات ورغبات المستهلك في الأجل الطويل دون التركيز بدرجة أساسية على تحقيق الربح في الأجل القصير فضلا عن ضرورة تناسب المنتج أو الخدمة مع احتياجات العميل .

4- التأكيد على تعاون كافة الأقسام بالمنشأة في تبني فلسفة ادارة الجودة الشاملة .

5- ضرورة ادخال التحسينات والتطويرات على أساليب ونماذج حل مشكلات الجودة وتدريب المدربين والعاملين على كيفية استخدام هذه الأساليب .مثل العصف الذهني ومبدأ باريتو وغيرها .

6- ضرورة ارتكاز فلسفة ادارة الجودة على قاعدة عريضة من البيانات والمعلومات التي ترشد عملية اتخاذ القرارات داخل المنشأة .

7- اعطاء الموظفين السلطة اللازمة لأداء ... Read more »

وتعني دعوة المدير لمرؤوسيه والإلتقاء بهم لمناقشة المشاكل الإدارية التي تواجهه وتحليلها ومحاولة الوصول إلى أفضل الحلول الممكنة لها مما يخلق الثقة لديهم لاشراك الإدارة لهم في وضع الحلول الملائمة للمشاكل الإدارية .

وقد يكون اشراك المرؤوسين على عدة درجات تبدأ من السماح بتقديم الإقتراحات في أمور بسيطة وتنتهي الى الإشتراك التام في إتخاذ القرارات الكبيرة .

مميزات المشاركة في اتخاذ القرارات :

1- رفع الروح المعنوية للأفراد وإشباع حاجة الإحترام وتأكيد الذات .

2- صقل قدرات المرؤوسين وتنمية مهاراتهم في حل المشكلات .

3- تقوية الصلة والثقة بين الرؤساء والمرؤوسين والزملاء .

4- تنمية روح الفريق والشعور بالعضوية والإنتماء .

5- التوصل إلى حلول للمشكلات الإداريةفي أقصر وقت وبأكثر كفاءة وأقل تكلفة .

عيوب المشاركة في اتخاذ القرارات :

1- تشكل مظهراً من تنازل المدير عن بعض مهامه ... Read more »

العصف الذهني : هو وسيلة للحصول على أكبر عدد من الأفكار من مجموعة من الأفراد وفي وقت قصير , وهناك أربعة قواعد يتم مراعتها عادةً في إدارة جلسات العصف الذهني حتى يكتب لها النجاح .

1- تأجيل التقييم . من الضروري الإلتزام بعدم تقييم الأفكار المطروحة من أول جلسة عاصفة الأفكار .

2- فكر بحرية أي اندفع في خيالك وأحلامك . من المهم أن تترك لأفكارك وخيالك العنان في هذه الجلسة قدر المستطاع .

3- الكمية هي المهم وليست النوعية . الإهتمام بالجودة يعني أنك ستبدأ بالتقييم ولكن جلسات الفكر الإبتكاري تهتم بكمية الأفكار المطروحة قبل البحث عن تقييم جودتها .

4- ابن على أفكار الآخرين . كن مستعداً على الدوام لالتقاط أفكار الآخرين والإستفادة منها والبناء عليها كلما أمكن ذلك .

أسس نظام الرقابة :

1- نظام الرقابة يجب أن يعكس أو يلاحظ طبيعة أوجه النشاط المختلفة في المشروع وحاجتها .

2- ان أنظمة وأساليب الرقابة يجب أن تكشف الإنحرافات المختلفة عن خطط العمل بسرعة وفي وقت مناسب .

3- ان انظمة الرقابة لابد أن تكون مرنة حتى يمكن أن تظل متماشية مع التعديلات التي تحدث في الخطط الموضوعة للعمل و أن توافي الظروف الغير متوقعة .

4- يجب أن يلاحظ أن تتماشى أنظمة الرقابة مع جهاز التنظيم للقسم أو الإدارة أو المنشأة .

5- يجب أن يكون النظام الرقابي اقتصادياً .

6- ان أنظمة الرقابة لابد وأن تكون واضحة وسهلة مفهومة لدى القائمين على تطبيقها .

7- ان أنظمة الرقابة يجب أن تؤكد أو تضمن أو تمكن من التصرفات الصحيحة , وذلك عن طريق التوجيه والإرشاد بعد اكتشاف نقاط الضعف .

الأسباب التي أدت إلى ضرورة الرقابة :

1- وجود فاصل زمني بين تحقيق الأهداف وبدأ الأعمال وكذلك بين وضع الخ ... Read more »

أولا . عدم سلوك سياسة واضحة تحدد مستويات السلوك الإداري .

ثانياً . برغم توفر العديد من أدلة وإجراءات العمل في بعض المنشآت الا أن هناك عدم معرفة بالتطور فيها أو تحديثها بسبب النقص في الإتصالات الإدارية .

ثالثاً . عدم الإلتزام بالتقارير المالية والإدارية الصادرة من الجهة الرقابية وعدم تعميمها على كل المستويات الإدارية .

رابعاً . ضعف الإشراف على مستوى الإدارة الوسطى في عدم الإلتزام بخطوات العملوالجداول الزمنية والانضباط .

ولمعالجة هذا القصور :

1- تنظيم لقاءات أسبوعية مختصرة وبعلم الإدارة .

2- تفيد هذه اللقاءات في كون إيجاد الحلول مسؤولية مشتركة .

3- قد يكون للأفراد بعض الأفكار في حل مثل هذه المشكلة .

المقصود بالتقارير الإدارية هي تلك التقارير التي توضع لتقدير كفاية العاملين في الإدارة العامة أو لبيان كيفية سير الأعمال الإدارية وهي من أهم الوسائل الرقابية لأنها تقدم للجهة المستفيدة من التقرير صورة كاملة عن أوضاع العمل المختلفة .

أنواع التقارير الإدارية :

1- المذكرات : وهي الرسائل الصغيرة المتبادلة بين مختلف الأقسام في المنظمة .

2- التقارير الدورية : وهي التقارير التي يتم تقديمها خلال فترة زمنية منتظمة مثلاً كل شهر أو كل سنة .

3- تقارير سير الأعمال : وهي التقارير التي تقدم من رؤساء الإدارات العامة كتابة لاعطاء الإدارة والجهة التي يعنيها الأمر البيانات عن أنشطة هذه الإدارات .

4- تقارير الفحص : وتهدف الى تحليل الظروف في الماضي والحاضر لتتمكن الإدارة العليا من أخذها أساساً لاتخاذ القرارات .

5- تقارير التوجيه : وهي تقارير تتضمن حلول للمشاكل الإدارية المناطة بالأشخاص المعنيين باعداد هذه التقارير وتقدي ... Read more »

أسباب نفور الشخص من الوسائل الرقابية المستخدمة :

1- عدم تقبل الشخص لأهداف المشروع بسبب اتجاهات السلطة وتعارض أهدافها مع معتقدات العاملين مما يؤدي الى رفض التعاون مع تلك الوسيلة الرقابية .

2- عدم عقلانية مستويات الإنجاز : وهو أن العامل يتفق مع أهداف المشروع ولكنه يرفض الرقابة لاعتقاده بأن المقياس غير معقول .

3- عدم الثقة بصحة المقاييس - فهناك العامل الذي يبذل جهود كبيرة ويحصل على تقدير متوسط .

4- عدم تقبل الحقائق غير السارة .

5- الضغط من مصادر غير شرعية . حيث لا يقبل العامل اسقبال أوامر من مدير آخر .

6- الضغط الإجتماعي الذي يتنافى م الرقابة الرسمية .

وللتجاوب مع عملية الرقابة يُقترح :

1- النزاهة في التقييم الرقابي .

2- المشاركة في وضع المقاييس .

3- استخدام الحقائق في الرقابة .

4- المرونة في الرقابة .

5- لابد من مراعاة أثر هذا النظام على الأفرا ... Read more »

أولاً . اصدار الأوامر.

خصائص الأمر الجيد :

1- يجب أن يكون الأمر معقولا وقابل للتنفيذ .

2- يجب أن يكون الأمر كاملاً .

3- يجب أن يكون الأمر واضحاً .

4- يفضل أن يكون الأمر بصيغة الاقتراح أو التوصية .

5- يجب أن يكون الأمر في الوقت المناسب .

ثانياً . القيادة .

" النشاط الإيجابي الذي يباشره شخص معين في مجال الإشراف الإداري على الآخرين لتحقيق غرض معين بوسيلة التأثير والإستماله أو باستعمال السلطة الرسمية عند الإقتضاء والضرورة "

ثالثاً . الإتصال .

ان حسن التوجيه يقضي أحكام نظام للإتصال يسمح بتبادل المعلومات والإستجابة للتوجيهات من خلاله . ويعني الإتصال توصيل معلومة من طرف لطرف آخر وفهم الطرف الآخر لهذه المعلومة كفهم الطرف الأول .

رابعاً . الحوافز .

تلعب الحوافز دور أساسي في عملية التوجيه وتعرف الحوافز بأنها ( وسائل الإشباع المت ... Read more »

الممنوعات العشرين في اتصالك مع الآخرين :

1- لا تقاطع أحداً , ودعه يتحدث بحرية .

2- لا تصرخ , ابق هادئاً وتوافق مع نغمة صوته .

3- لا تجعل رد فعلك مبالغاً فيه , ومفتعلاً , بل ركز اهتمامك على النتيجة .

4- لا تشكو بل توجه الى الشخص المناسب وتحدث معه لتحل المشكلة .

5- لا تعترف أنك عالماً بشعور الناس ومطالبهم بل اسألهم عن ذلك .

6- لا تفترض أن الناس يعلمون بماذا تشعر وماذا تريد بل عليك أن تعبر عن نفسك لهم .

7- لا تسخر من أحد واحترم آراء الآخرين .

8- لا توجه النقد أو التوبيخ إلى أحد خاصة أمام الناس .

9- لا تجادل بل استمع للآخرين ثم اشرح وجهة نظرك .

10- لا تهدد بأنك سوف تفصل أي أحد من العمل .

11- لا تكن سلبياً بل حاول أن تفتح صدرك للمقترحات الجديده .

12- لا تتحدث كثيراً كما لو كنت تلقي محاضرات على مرؤوسيك .

13- لاتكن متحيزاً لأي طرف اذا ما توسّط في أمر ... Read more »

1- قوة الدافعية : وتتمثل في طاقة عالية واستثمار وقت كبير في التفكير والبحث عن طرق التأثير في سلوك واسلوب تفكير الآخرين

2- الدافع للإنجاز : فالقائد الفعال هو الذي يوجه طاقته ويستثمرها في تحقيق الأهداف التي يسعى اليها .

3- القدرة على حل المشكلات وهي من الصفات التي تتعلق بدرجة الذكاء وامكانية تنفيذ خطط واتخاذ قرارات أكثر فعالية .

4- الثقة بالنفس .

5- الرقابة الذاتية .

6- المصداقية والثقة من قبل الآخرين .

7- الفهم المتعمق للأشخاص والأشياء .

8- القدرة على التعامل في ظل الضغوط .

9- دعم ومساندة الآخرين .

10- تشجيع مشاركة الآخرين في السلطة .